Conferencia

Elementos básicos para tener éxito en un evento corporativo

¿Cuál es la estructura básica para un evento exitoso?

¿Qué debes tener en cuenta antes de organizar un evento para evitar errores de principiante?

El éxito requiere más que una simple ejecución. Los organizadores de eventos están extremadamente preparados para enfrentar todos los desafíos que inevitablemente surgirán durante el proceso de planificación del evento. Es muy fácil pensar en una táctica y olvidar que sin una estrategia las cosas inevitablemente saldrán mal. Los siguientes 10 consejos te darán una idea de los elementos básicos que necesitas tener en consideración para un evento exitoso.

10. Establecer objetivos. Para saber si realizaste los movimientos correctos, debes tener unos objetivos SMART; específicos, medibles, alcanzable, realista y acotado en el tiempo. Esto te permitirá saber durante el evento lo que es importante, y una vez finalizado el evento podrás medir su efectividad.

9. Elige el equipo correcto. Dos personas que contribuyen y escuchan a los demás suelen ser suficientes para una conferencia de 600 delegados. Busca a estas dos personas.

8. Haz tu marketing. Ya sabemos que las 4p’s son un viejo concepto … claro. ¿Pero al menos estás al tanto de cuáles son los cuatro pilares de tu evento?

7. Piensa más allá. Si eres un organizador de eventos y no tienes esa capacidad, empieza a entender los beneficios de hacer la planificación de cada evento.

6. Piensa en tu target. ¿Por qué la mayoría de asistentes en una conferencia se acaban sintiendo aburridos? Analiza y entiende a tu público objetivo, descríbelos y entonces habla con ellos.

5. Haz una buena promoción. Todo está listo: mesas, sillas, micrófonos, etc….. pero más de la mitad de los asistentes que esperabas no han venido. Esto podría ocurrir si no informas y persuades a tu audiencia sobre el por qué este evento es relevante para ellos.

4. Conoce a las partes interesadas. ¿Quién se va a beneficiar de tu evento? ¿Quién va a juzgar tus decisiones? ¿Quién estará insatisfecho si no cumples con las expectativas?

3. Da prioridad a tus Stakeholders. ¿Quién de los anteriores va a tener más influencia en tus objetivos?

2. Medir el éxito. El servicio es algo intangible, pero eso no significa que no se puede medir. Encuentra nuevas formas de medir la satisfacción. La satisfacción significa retención, la retención puede convertirse en una tarjeta de visita masiva para tu próximo cliente.

1. Controla todo lo qué está pasando. ¿Sabes lo que está sucediendo en el área de recepción de tu reunión mientras las personas salen de la sala de conferencias principal? ¿Está listo el buffet? ¿El personal auxiliar puede guiar a la multitud? ¿Saben dónde tienen que llevarlos? Hazte estas preguntas y encuentra las respuestas para no fallar.

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