Check-list para un evento corporativo

Check-list para un evento corporativo perfecto

Si estás acostumbrad@ a organizar, sea lo que sea, las check-list seguro que forman parte de tu día a día. Repasar cada uno de los pasos que tenemos que dar a la hora de organizar un evento, nos ayudará a no dejar nada al azar. Recuerda lo importante que es planear con tiempo suficiente (3 ó 5 meses antes); marca en el calendario la fecha del evento o una aproximada si es que aún no la tienes cerrada y comienza a apuntar los diferentes hitos de ahí para atrás hasta el día de hoy. Así pues, comenzamos con los puntos a tratar en la Check-list para un evento corporativo perfecto. Let’s work!

Qué tener en cuenta para comenzar a organizar un evento.

  • Definir el objetivo. ¿Qué queremos conseguir con el evento? Promocionar, divulgar, entretener… ¿A quién va dirigido? A clientes, a un sector profesional concreto, a particulares…
  • Definir el formato y el estilo del evento. En función de nuestros objetivos perfilamos la imagen que queremos dar con nuestro evento: Formal, informal, con una tendencia concreta…
  • Definir un presupuesto. Conocer la cifra máxima de inversión es muy importante para dar forma al evento.
  • Definir el número de invitados. Haz un listado con los nombres y sus datos de contacto.
  • Escoger una fecha. Es muy importante conocer los eventos o festividades que en ese día se celebrarán en la ciudad, con el fin de que estos no hagan sombra a nuestro evento.
  • Escoger una ubicación. En función del número de invitados, el estilo que queramos dar al evento y las necesidades técnicas que tengamos. Es muy importante que el espacio sea de fácil accesibilidad (con medios de transporte cercanos, taxis, parking y accesos para discapacitados)
  • Logística. Equipamiento audiovisual, catering, diseño de los espacios (photocall, flores, decoración…) Pedir presupuesto a 3 proveedores de cada gremio con el fin de comparar y poder elegir el que más nos convenza.
  • Conseguir patrocinadores. Es opcional, pero los patrocinadores siempre pueden ayudarnos a cubrir partidas de gastos como detalles para los invitados, photocall o un buffet-corner concreto (gin tonics, popcorn bar…) que amenice el evento.

 

Puesta en marcha del evento.

  • Contrataciones. Concreta y cierra cada uno de los servicios que vayas a necesitar.
  • Desarrollar el branding. Diseña tu estrategia de comunicación y dale forma física (invitaciones, detalles para los invitados, roll ups, rótulos…)
  • Difusión y cobertura del evento. Prensa, mailing, envío de invitaciones…publicidad si fuera necesario.
  • Seguimiento y coordinación. Tiene que haber un coordinador que supervise el correcto desarrollo de los servicios anteriormente descritos.

El día del evento la figura del coordinador es esencial. Este debe de dirigir y estar disponible para que su equipo funcione rápida y eficientemente. El temple y la resolución son aspectos básicos que todo coordinador debe dominar.

Un evento con alma emociona.
Un evento sin ella se olvida.