Check-list para un evento corporativo

Check-list per a un esdeveniment corporatiu perfecte

Si estàs acostumat a organitzar, sigui el que sigui, les check-list segur que formen part del teu dia a dia. Repassar cada un dels passos que hem de donar a l’hora d’organitzar un esdeveniment, ens ajudarà a no deixar res a l’atzar. Recorda l’important que és planejar amb temps suficient (3 o 5 mesos abans); marca al calendari la data de l’esdeveniment o un aproximada si és que encara no la tens tancada i comença a apuntar les diferents fites d’aquí fins al dia d’avui. Així doncs, començem amb els punts a tractar en la Check-list per a un esdeveniment corporatiu perfecte. Let ‘s work!

Què tenir en compte per començar a organitzar un esdeveniment.

  • Definir l’objectiu. Què volem aconseguir amb l’esdeveniment? Promocionar, divulgar, entretenir … A qui va dirigit? A clients, a un sector professional concret, a particulars …
  • Definir el format i l’estil de l’esdeveniment. En funció dels nostres objectius hem de perfilar la imatge que volem donar amb el nostre esdeveniment: formal, informal, amb una tendència concreta …
  • Definir un pressupost. Conèixer la xifra màxima d’inversió és molt important per donar forma a l’esdeveniment.
  • Definir el nombre de convidats. Fes una llista amb els noms i les seves dades de contacte.
  • Escollir una data. És molt important conèixer els esdeveniments o festivitats que en aquest dia se celebraran a la ciutat, amb la finalitat que aquests no facin ombra al nostre esdeveniment.
  • Triar una ubicació. En funció del nombre de convidats, l’estil que vulguem donar a l’esdeveniment i les necessitats tècniques que tinguem. És molt important que l’espai sigui de fàcil accessibilitat (amb mitjans de transport propers, taxis, pàrquing i accessos per a discapacitats).
  • Logística. Equipament audiovisual, càtering, disseny dels espais (photocall, flors, decoració …). Sol·licitar pressupost a 3 proveïdors de cada gremi per tal de comparar i poder triar el que més ens convenci.
  • Aconseguir patrocinadors. És opcional, però els patrocinadors sempre poden ajudar-nos a cobrir partides de despeses com detalls per als convidats, photocall o un bufet-corner concret (gin tònics, popcorn bar …) que amenitzi l’esdeveniment.

Posada en marxa de l’esdeveniment.

  • Contractacions. Concreta i tanca cada un dels serveis que vagis a necessitar.
  • Desenvolupar el branding. Dissenya la teva estratègia de comunicació i dóna-li forma física (invitacions, detalls per als convidats, roll ups, rètols …)
  • Difusió i cobertura de l’esdeveniment. Premsa, mailing, enviament d’invitacions … publicitat si fos necessari.
  • Seguiment i coordinació. Hi ha d’haver un coordinador que supervisi el correcte desenvolupament dels serveis anteriorment descrits.

El dia de l’esdeveniment la figura del coordinador és essencial. Aquest ha de dirigir i estar disponible perquè el seu equip funcioni ràpida i eficientment. La tranquilitat i la resolució són aspectes bàsics que tot coordinador ha de dominar.

Un esdeveniment amb ànima emociona.
Un esdeveniment sense ella s’oblida.